Datenschutzerklärung

Room Experience findet es wichtig, dass Sie wissen, was mit Ihren Daten passiert. Auf dieser Seite erklären wir, welche Daten wir erheben, warum wir das tun und welche Rechte Sie haben.

Wer wir sind

Room Experience
Bogardeind 184, 5664 EN Geldrop, Niederlande
Telefon: +31 40 - 780 37 29
E-Mail: info@roomexperience.nl
Handelsregisternummer (KvK): 64694291
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: NL002349688B45

Wir sind für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich, wie sie unten beschrieben ist.

Wenn Sie ein Formular ausfüllen

Wenn Sie unser Kontaktformular, Angebotsformular oder Bewerbungsformular ausfüllen, erreicht uns das als E-Mail. Es handelt sich um die Daten, die Sie selbst eingeben: Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse und je nach Formular auch Ihre Telefonnummer, die Personenzahl, einen Wunschtermin, den Namen Ihres Unternehmens oder Ihrer Schule, Ihre Frage oder Anmerkung und bei einer Bewerbung Ihren Lebenslauf.

Wir verwenden diese Daten, um Ihre Frage zu beantworten oder Ihnen einen Vorschlag zu senden. Rechtsgrundlage dafür ist die Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen. Eine Bewerbung bewahren wir bis höchstens vier Wochen nach Abschluss des Verfahrens auf, es sei denn, Sie erteilen uns die Erlaubnis, Ihre Daten länger zu speichern. Anfragen und Angebote bewahren wir in unserem Postfach so lange auf, wie es für die Bearbeitung und unsere Buchhaltung erforderlich ist.

Diese Formulare werden nicht auf der Website gespeichert. Sie werden per E-Mail über Resend versendet, unseren Dienstleister für den E-Mail-Versand. Angebotsanfragen übertragen wir außerdem in unser eigenes Planungsboard (Monday), damit wir sie weiterverfolgen können.

Bei einer Anfrage übermitteln wir mit, woher Sie kamen: ob Sie über eine Anzeige oder einen Link auf einer anderen Seite zu uns gelangt sind und auf welcher Seite Sie das Formular ausgefüllt haben. Das hilft uns zu erkennen, welche Anzeigen funktionieren. Diese Daten speichert Ihr Browser nur so lange, wie der Tab geöffnet ist, und sie werden im Formular selbst mitgesendet – wenn Sie die Seite verlassen, ohne etwas abzuschicken, sind sie weg.

Wenn Sie den Website-Assistenten nutzen

Unten auf der Website finden Sie ein Hilfefenster, in dem Sie eine Frage stellen können. Um Ihre Frage zu beantworten, leiten wir sie an Anthropic weiter, den Anbieter des Sprachmodells, das die Antwort erstellt. Das Gespräch bewahren wir danach in unserer eigenen Umgebung auf, damit wir sehen können, welche Fragen Besucher stellen, und unsere häufig gestellten Fragen verbessern können.

Geben Sie daher keine Daten in das Hilfefenster ein, die Sie nicht gespeichert sehen möchten. Wenn Sie möchten, dass wir ein Gespräch löschen, teilen Sie uns das über info@roomexperience.nl mit.

Wenn Sie reservieren

Reservierungen laufen über unser Reservierungssystem. Die Daten, die Sie dort eingeben – Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und die Daten Ihrer Reservierung – verwenden wir, um Ihren Besuch zu planen und zu bestätigen, sowie für unsere Buchhaltung. Gegenüber dem Finanzamt sind wir verpflichtet, unsere Buchhaltung sieben Jahre aufzubewahren.

Cookies und Messung

Unsere Website speichert kleine Dateien auf Ihrem Gerät, sogenannte Cookies. Welche das sind und wozu sie dienen, steht in unserer Cookie-Richtlinie. Kurz zusammengefasst: Die Cookies, die für den Betrieb der Website notwendig sind, sind immer aktiv; Cookies zur Messung von Besuchen und für Werbung setzen wir nur, wenn Sie dem zustimmen.

Sicherheit der Website

Um Missbrauch unserer Formulare zu verhindern, erfassen wir vorübergehend, wie viele Anfragen von derselben Internetadresse (IP-Adresse) eingehen. Das dient ausschließlich dazu, Spam zu blockieren, und verschwindet von selbst.

Videoüberwachung vor Ort

In unserem Gebäude sind Kameras installiert. Diese Aufnahmen dienen der Sicherheit von Besuchern und Mitarbeitern sowie dem Schutz unseres Gebäudes. Wir bewahren die Aufnahmen nicht länger als nötig auf und sehen sie nur an, wenn es einen Anlass dafür gibt, zum Beispiel bei einem Vorfall.

Fotos und Videos während der Aktivitäten

Während der Aktivitäten machen wir manchmal Fotos oder Videos, die wir verwenden, um Room Experience zu zeigen, zum Beispiel auf unserer Website oder in den sozialen Medien. Wenn Sie das nicht möchten, teilen Sie uns das vorab mit; das ist auch vor Ort bei einem Mitarbeiter möglich. Sollten Sie dennoch auf einem Foto zu sehen sein, das Sie lieber entfernt haben möchten, schreiben Sie uns eine E-Mail und wir nehmen es herunter.

Mit wem wir Daten teilen

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir setzen jedoch Dienstleister ein, die uns helfen, die Website und unseren Betrieb am Laufen zu halten:

• Resend – versendet die E-Mails unserer Formulare.
• Anthropic – verarbeitet die Frage, die Sie im Hilfefenster stellen, um darauf eine Antwort zu erstellen.
• Unser Hosting-Anbieter – betreibt die Website und die Datenbank auf einem Server in Deutschland.
• Unser Reservierungssystem – verarbeitet Ihre Reservierung.
• Google Analytics und Meta (Facebook und Instagram) – messen die Besuche auf unserer Website und die Ergebnisse unserer Anzeigen. Dies erfolgt nur, wenn Sie dem zustimmen.
• YouTube – zeigt die Videos auf unserer Website. Wir verwenden dafür die Variante ohne Werbecookies.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Ihre Rechte

Sie können uns jederzeit fragen, welche Daten wir von Ihnen haben. Sie können uns auch bitten, sie zu korrigieren oder zu löschen, oder der Nutzung widersprechen. Senden Sie Ihre Anfrage an info@roomexperience.nl; wir antworten innerhalb eines Monats.

Wenn Sie mit der Art, wie wir mit Ihren Daten umgehen, nicht einverstanden sind, hören wir das gern zuerst von Ihnen. Darüber hinaus haben Sie jederzeit das Recht, eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) einzureichen.

Änderungen

Wenn sich an unserer Website oder an der Art, wie wir mit Daten umgehen, etwas ändert, passen wir diese Erklärung an.